*Ser síndico pela primeira
vez exige esforço em dobro. O primeiro passo para quem acaba de assumir a
gestão de um condomínio e nunca havia ocupado esse cargo antes é se inteirar
sobre todas as responsabilidades. E não são poucas as tarefas. O trabalho de administrar
um condomínio fica cada vez mais exigente e o síndico inexperiente pode se
sentir um tanto perdido: para isso seguem algumas soluções de problemas.
CHECK-UP
CHECK-UP - Antes de começar
o trabalho, é necessário analisar a situação atual do condomínio a fim de saber
o que se terá que enfrentar pela frente. O síndico deve verificar a situação de
inadimplência dos condôminos, se há processos judiciais ou problemas
estruturais no prédio.
Esses são passos importantes
para planejar ações futuras e evitar problemas. Além disso, é aconselhável que
o síndico converse com o zelador sobre a manutenção do local, sobre as
reclamações mais comuns e procure entender o histórico dos condôminos mais
exigentes ou problemáticos. É preciso fazer os moradores cumprirem o que é
determinado pela Convenção e o Regulamento Interno. O síndico não deve criar
regras, apenas executá-las.
DOCUMENTAÇÃO
DOCUMENTAÇÃO - Quando um
novo Gestor assume um condomínio, ele deve conferir: saldos bancários; guias de
recolhimento e pagamento de encargos sociais; benefícios trabalhistas e
tributos; comprovantes de pagamentos de contas; cadastro atualizado de
condôminos e frações ideais; livro de atas; cartão do CNPJ (solicitar ao
contador alteração de responsabilidade e certificado digital); convenção
condominial e especificação; relatório da última emissão de boletos; e livro de
registro de empregados e balancetes.
Para arquivamento, eu
aconselho que o síndico guarde todos os documentos por tempo indeterminado. Existem
prazos mínimos para arquivamento de alguns documentos. Os de departamento
pessoal (funcionários), por exemplo,
devem ser arquivados por 30 anos. Porém, nunca se sabe o que pode acontecer. O
condomínio pode vir a necessitar de alguma documentação que foi descartada.
FUNCIONÁRIOS
FUNCIONÁRIOS - A primeira
atitude do síndico ao assumir o mandato é se apresentar à equipe de
funcionários, expor seus métodos e sua forma de trabalho para então solicitar
sugestões. O novo gestor deve conferir a carga horária de cada colaborador,
verificando junto ao sindicato da categoria se o salário e demais bonificações
estão corretas. As Convenções Coletivas de Trabalho devem ser obedecidas.
Além disso, é necessário
verificar se as férias dos empregados estão em dia e se existe alguma pendência
trabalhista. Essas informações também podem ser obtidas junto ao contador. Ver
com atenção os vínculos empregatícios que podem gerar problemas na Justiça do
Trabalho. Os síndicos devem tomar cuidado com prestadores de serviço autônomos
que ficam muito tempo realizando trabalho no condomínio. Síndico sempre exija
contrato formalizado com terceiros.
Uma maneira de verificar se
o número de funcionários está adequado para o condomínio é observar se há
excesso de horas extras na folha de pagamento. Primeiro o síndico precisa
avaliar se o trabalho que os funcionários estão desenvolvendo nessas horas
excedentes é realmente necessário. Verificada essa utilidade e se o trabalho
estiver excessivo, analisar a possibilidade de novas contratações, observa.
Outra dica importante é que o síndico atualize o cadastro dos empregados, com
contatos de telefone, e-mail e endereço. A equipe de funcionários irá trabalhar
junto com o síndico para zelar pelo condomínio.
CONSELHEIROS
CONSELHEIROS - Ninguém
trabalha sozinho. Essa é uma máxima presente no mundo corporativo e que pode
ser aplicada para a gestão de um condomínio. Por isso, reunir uma boa equipe é
muito importante. Um apoio imprescindível para a gestão é o Conselho Fiscal.
Manter contato e reuniões constantes fará com que os membros sigam o mesmo
pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades.
O síndico deve se reunir com
o Conselho pelo menos uma vez ao mês. O síndico deve solicitar sugestões,
apresentar propostas, além de prestar contas aos Conselheiros. Decisões
importantes devem ser planejadas em conjunto com o Conselho e aprovadas pela
assembleia.
LEGISLAÇÃO
LEGISLAÇÃO - O síndico
precisa conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber dos
direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é
imprescindível. As leis que norteiam as relações condominiais: o Código Civil
Brasileiro alterou alguns dispositivos da Lei 4.591/64, que dispõe sobre o
condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias, bem como a Lei das
Locações (nº 8.245/91). Os artigos 1.331 até 1.358 do Código Civil, que tratam
do Condomínio Edilício, regem a maior parte das normas condominiais, artigos
esses frequentemente consultados pelos síndicos. Embora o Código Civil tenha
alterado dispositivos da Lei 4.591, a Lei ainda vigora nos artigos que o Código
não tenha revogado. O novo síndico também pode encontrar algumas respostas na
Lei de Locações. Essa legislação rege principalmente a situação dos inquilinos
perante o condomínio e, nos artigos 22 e 23, define as diferenças entre
despesas ordinárias e extraordinárias. É um tema que gera dúvidas frequentes.
A Convenção Condominial é a
lei interna do condomínio, sendo obrigatória conforme a exigência do art. 1.333
do Código Civil. Esse conjunto de normas prevê, entre outras matérias, a quota
proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para
atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio; a forma de
administração; a competência das assembleias; a forma de sua convocação e
quórum exigido para as deliberações e as sanções a que estão sujeitos os
condôminos ou possuidores. A Convenção é uma espécie de regulamento geral, que
complementa a legislação e, portanto, não pode conflitar com o Código Civil e
demais leis
Os condomínios também devem
elaborar seu regimento interno, que passa a ser um instrumento complementar da
Convenção, particularizando principalmente condutas dos condôminos, de modo a
preservar a boa convivência entre os moradores. Para que a gestão do síndico
seja assertiva, a leitura da Convenção e do Regimento Interno é o básico.
RESPONSABILIDADE
RESPONSABILIDADE - As
tarefas que competem ao síndico são numerosas e importantes, já que administra
o interesse e patrimônio comum da coletividade condominial. As principais
funções do síndico estão enumeradas no art. 1.348 do Código Civil e §1º do art.
22 da Lei 4.591/64, bem como aquelas atribuídas em outros artigos dessas leis e
também da Convenção Condominial e Regimento Interno. A principal função do
síndico é administrar o bem comum e, com isso, pode responder por culpa ou dolo
pela imprudência, imperícia e negligência no trato de suas atribuições, como
qualquer administrador. Ele é o representante legal do condomínio.
Seguem alguns exemplos
práticos que podem implicar responsabilidade civil ao síndico por ações ou
omissões em sua gestão: falta de manutenção nos elevadores, nos reservatórios
de água; instalação de brinquedos fora dos padrões exigidos; deixar de
contratar seguros obrigatórios; deixar de obedecer às exigências de manutenções
em equipamentos de segurança, como extintores e para-raios; se omitir a prestar
contas aos condôminos em assembleia; utilizar indevidamente os recursos
financeiros do condomínio; entre outros.
A convenção condominial pode
determinar outras situações em que o síndico poderá, além de ser obrigado a
indenizar o condomínio, perder o mandato. A responsabilidade civil do síndico
presume desrespeito à lei ou a Convenção. Para reduzir a probabilidades de
erros na gestão, eu síndico a consulta frequente ao conselho. Antes da tomada
de decisões mais polêmicas, é pertinente que o síndico consulte, sempre que
possível, o conselho consultivo e fiscal e os demais moradores através das
assembleias.
ÁREAS COMUNS
ÁREAS COMUNS - A palavra
chave para este tópico é manutenção. As áreas comuns são espaços físicos de
propriedade de todos os condôminos, definidas na Escritura de Convenção do
Condomínio – instalações elétricas, portões, bombas d’água, elevadores, sistema
de água e esgoto, sistemas de segurança, jardins, academia, salão de festas,
entre outros. Essas áreas precisam ser vistoriadas com frequência e passam por
manutenções periódicas. É de responsabilidade do síndico manter tudo sempre
limpo, arrumado e em perfeitas condições de uso.
Nesse item o gestor lida com
empresas prestadoras de serviço e, para tanto, eu alerto que os síndicos
observem o cumprimento das especificações que garantem qualidade no serviço e
segurança. Os síndicos devem exigir a apresentação dos documentos que atestam
qualificação e cumprimento das normas técnicas. Para verificação da estrutura
de engenharia do prédio, por exemplo, solicite a ART.
Uma dica para evitar o
esquecimento da manutenção de equipamentos e áreas comuns é manter um
“checklist” pautado por datas de vencimento de cada item, controlando cada ação
futura e dando baixa nas manutenções realizadas.
INVENTÁRIO
INVENTÁRIO - O síndico precisa estar ciente das
ferramentas e equipamentos que o condomínio possui. Quando for deixar o cargo,
também será necessário prestar contas desses itens. Se o condomínio não possui
um inventário organizado, o novo gestor deverá montar um, utilizando os
recursos e tecnologias atuais – fotografia digital, computadores. O inventário
poderá ser armazenado em uma pasta específica no computador, de maneira
detalhada, descrevendo quantidade de itens, tamanho, situação de uso, marca do
produto, lembrando sempre de fazer o “backup” dos arquivos, evitando possíveis
perdas. Eu recomendo que o síndico responsabilize apenas um dos funcionários
pelos equipamentos, aos quais somente ele terá acesso. Esse funcionário deve
ser preferencialmente o zelador e é recomendável que somente ele tenha acesso à
sala ou à caixa desses itens. Há condomínios que permitem o empréstimo de
ferramentas aos moradores ou guardam equipamentos para uso comum. Nesses casos é
imprescindível fazer um protocolo. O empréstimo ao morador e a devolução do
objeto devem ser protocolados, constando o estado de conservação antes e depois
do uso. Havendo deterioração do objeto emprestado, o morador deverá se
responsabilizar pela reposição.
AGENDA
AGENDA - É um cadastro de
contatos dos funcionários, moradores e prestadoras de serviço. Uma ferramenta
muito útil ao síndico. Geralmente fica guardada na portaria do prédio. A agenda
tem de ser atualizada periodicamente. É interessante que o síndico também faça
novos orçamentos com outras empresas, avaliando o custo-benefício para o
condomínio. As empresas podem aumentar seus preços e o síndico nem se dar conta
de que está pagando mais caro pelo serviço. É sempre bom atualizar os
orçamentos.
COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO - Lidar com
gestão de pessoas também requer boa comunicação. É importante que o síndico
estabeleça um canal de comunicação com os moradores e funcionários. Essa tarefa
ficou facilitada com o mecanismo da internet. Hoje muitos síndicos fornecem
seus e-mails, whatsapp para atendimento e recebimento de sugestões. Estabelecer
um horário de atendimento também evita chamadas inconvenientes. Isso evita as
batidas na porta do síndico na madrugada, por exemplo Descobrir as expectativas
dos condôminos com a gestão é uma maneira de ser bem sucedido na função de
síndico. Utilizando-se do meio escolhido para comunicação, faça uma pesquisa a
fim de conhecer os anseios e as prioridades dos moradores. O síndico também
pode fazer uma lista de transmissão do whatsapp.
APRIMORAMENTO
APRIMORAMENTO - Se destaca
na função o síndico que não se contenta em saber somente o básico sobre a
gestão condominial. É importante que os síndicos busquem participar de cursos e
palestras. Todo ano a ASSOSÍNDICOS promove cursos, palestras e congressos com
exposição de estandes de empresas prestadoras de serviços no ramo condominial,
palestras e oficinas que propagam conhecimento aos síndicos e trabalhadores do
setor.
*Por Paulo Roberto Melo - Administrador, Jornalista,
Corretor de Imóveis, Síndico e presidente da ASSOSÍNDICOS-DF.
